学習塾を運営されておられる方は授業料やテキスト代などを親御さん（保護者等）から徴収する際にどのような方法を取っていらっしゃいますでしょうか？
現状では、多様な支払い方法に対応している学習塾の運営者様は大手を除き、それほど多くはないようです。まだ現金のみ、というケースも多いようですが、現金だけでなく、クレジットカードでの決済や、口座振替などの方法で支払いを可能にすれば手数料がかかるというデメリットを超えるメリットも生じます。
それぞれの支払い方法のメリットはどんなことでしょうか？
- クレジットカード決済
クレジットカードでの支払いは、利用額に応じてポイントなどが溜まることも多い為、支払い方法として利用されたい保護者等も多くいらっしゃいます、現金に比べて金銭の授受の記録も明確に残るため、「もらった、もらっていない」などのトラブルになることが少なく、昨今では主要な支払い方法の一つとなっています。
学習塾運営者さまにとっても、決済がしやすく現金のように銀行に預け入れをする必要もありません。請求回収業務が自動化されやすくなるため、経理業務も簡単になる可能性があります。
以前は決済された売上金が教室の運営者さまに入金されるまで、かなり時間がかかり、それがデメリットの一つと言われていましたが、最近では支払いのスピードも速くなり決済から15日、長くても30日以内には入金されるようになってきました。
- 口座振替（インターネットや用紙での口座登録）
口座振替は、多くの学習塾運営者さまが採用している支払い方法です。生徒の保護者等にも馴染みが深く、紙の口座振替用紙に自分の銀行口座を記入・捺印した経験のある方も多いのではないでしょうか？
最近では、インターネットの申し込み画面から口座振替を選択し、自身の使っている銀行を選択すれば銀行のサイトから、そのまま口座振替の登録が出来るようにもなっています。この場合、紙の用紙のやりとりは必要なく、口座振替が可能になるまでの期間も短い為、こちらが主流になってきました。
口座振替の場合、平均で10％程度は未回収になるというデータもあり、未回収の場合に催促をしなければならないというデメリットもあります。しかし一般的には手数料は安い傾向にあり、消し込み作業なども楽になりますので、「現金のみ」の場合よりは経理処理が楽になります。
気をつけなければならないのは、クレジットカード決済や口座振替を導入する際に、それぞれの支払い方法を別々にしないことです。顧客情報もそれぞれのシステムで管理しなければならなくなるので、保護者の方や学習塾運営者さま、両者の利便性を高める為に導入したつもりが、より手間がかかるようになってしまうことも少なくありません。
クレジットカード決済と口座振替をいっしょに管理出来るシステムを導入された翔良学習塾の事例をご紹介します。
月額パンダを導入された翔良学習塾代表の秋元 翔吾様
- 当初は月謝は現金のみで運営していたが、親御さんが常に心配していた。
開設した当初は、現金での支払い方法しか用意していなかったため、親御さんからは「子供に現金を持たせるのは心配だ」という声が少なからずありました。子供が現金を失くしてしまうなどの事故が起こる前にクレジットカード決済を導入したいと考えて、ふさわしいシステムを探しました。初期の導入費用がかからない、毎月の決済に関わる費用が安い、そして使い方が簡単そう、ということで「月額パンダ」を利用することにしました。
- 現金の時より圧倒的に省力化が出来た。
現金で徴収をしていた時は領収書の発行や消し込み、確認作業などにかなり手間がかかっていましたが、そのような経理作業が一切なくなったので、大幅な省力化が出来ました。特に「心理的な不安や負担がなくなったことが大きい」と思います。
最初にシステムを導入された際は、使い方などに少し戸惑いましたが、シンプルなシステムだったためにすぐに慣れました。現金の時のようにお釣りを事前に用意しておかなければならないなどの作業が不要になって、今では塾運営の根幹のシステムとなっています。