学会・協会・同窓会・OB会や自治会などで会費を集金・徴収する際に会計を担当された方は「入金の消し込み作業」や「未払者への督促」などでストレスを感じている方も多いのではないでしょうか？
実際には会員の方も払う意思はあるけれども支払い方法が面倒な為に、ついうっかり忘れてしまったりしているだけな場合も多いでしょう。
本記事では、会費の集金・徴収や管理をするにあたって注意すべきポイントについてご紹介いたします。また、集金を楽にする方法として「集金の代行、管理サービス」についてご説明しますので、参考にしてみてください。
- 現在の会費徴収の現状は？
既に今、会費を徴収しておられるOB会や学会、その他様々な会費は代表者からメールやSNSなどの連絡手段で会費を徴収するための銀行口座を会員にお知らせして、銀行振込で会費を徴収しておられる方が多いように思われます。
他にはコンビニ支払い用の用紙を作成して、コンビニでの支払いを会員にして頂くようにお願いするケースも見受けられます。
ただ銀行振込の場合は会員の方に振込手数料を負担して頂かなければいけませんし、コンビニ支払いの用紙もコンビニに行く手間や、期限内に支払いを済ませなければならないなどの面倒さが未回収となってしまう原因になっているようです。
- 会員が望んでいる支払い方法とは何でしょうか？
キャッシュレスの時代の流れと共に、現金ではなくクレジットカードでの支払いを望まれる方も多くなってきています。クレジットカードを使いたくない人も、出来れば口座振替などで自動的に口座から徴収してもらえば、支払いをする手間もなく、忘れてしまうこともないでしょう。
- 会計担当者の負担を減らすためには何が必要でしょうか？
会費を徴収する際の会計担当者の役割としては、１，会員にいつからいつまでに会費を支払って欲しいのかを伝える。２，会費を徴収した際に、その会費が誰の支払い分か確認して消し込み作業をする。３，期限までに支払いをしてもらえなかった会員に督促の連絡をする。４，督促に応じなかった会員を退会させるかどうかを事務局などに相談する。
主にこのような作業が発生しています。特にストレスの高い業務としては2の消し込み作業と3の督促が大きなストレスとなっているようです。この業務をなるべく自動化したいというニーズが一般的には多いと言われています。
- 会員が望んでいる支払い方法と会計担当者の管理を楽にする方法はないのでしょうか？
最近は会費を徴収管理するシステムが提供されています。
例えば、「月額パンダ」というサービスでは、クレジットカード決済と口座振替の決済方法を同時に管理出来、会員の支払いが完了しているのか否かを管理画面から簡単に確認して、未収の方にはメールなどで連絡ができるシステムになっています。
支払い日や時期などを設定すれば自動的に会員の申込画面が作成され、申込画面をSNSやメールで会員に連絡するだけで、クレジットカードや口座振替での支払い設定が可能になり、年額や月額などの定期的な支払いを自動的に決済することが可能になります。
会員もいちいち支払い作業をすることなく、支払いをするためにコンビニに行くこともなく会費等を支払うことが可能ですし、経理担当者も管理画面で全ての会員の管理が可能になるので、エクセルなどでシートを作って管理するというような作業が必要ありません。
ぜひこのようなシステムを導入して有益な会の為の会費をストレスなく徴収して頂ければと思います。